Sistema de Control de Actas
Digitalizadas para
Reuniones y Asambleas
Sistema de Control de Actas
Digitalizadas para
Reuniones y Asambleas
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ALFASA ha preparado un sistema para el manejo de actas para todo tipo de organizaciones, sean estas del tipo Empresas en General, Asociaciones Solidaritas, Municipalidades, Cooperativas, Instituciones Estatales, Instituciones Autónomas, esto por cuanto en la mayoria de los casos no cuenta con un software informático, que le brinde el apoyo adecuado en el proceso de documentación de las mismas, también porque hemos observado al momento es la existencia del registro y almacenamiento de elementos de texto como tal y no de elementos que puedan ser ubicados, consultados, analizados, tabulados, en diferentes formas que denoten el control y la trazabilidad apropiada de cada elemento registrado, responsables, temas, sugerencias o mociones, acuerdos y seguimiento sobre los mismos.
Este proceso normalmente es realizado por una persona asignada a dicha tarea, la cual debe documentar todo lo tratado en las reuniones y asambleas; muchas veces esta información no se genera ordenadamente, o se almacena de forma errónea. Además es difícil darle seguimiento a los acuerdos o problemas estipulados en las Actas, solamente podríamos esperar una gestión de este tipo por parte del responsable o asignado directo, cuando el ideal es que cualquier persona con autorización para el asunto pueda efectuar actividades de consulta y control sin la participación del que registra los asuntos enmarcados como temas de las actas.
Desarrollar un sistema computarizado para llevar un control y seguimiento de actas de cualquier tipo de Organización, con el fin de dar una mayor utilidad funcional a estas y los elementos que la componen, de esta forma optimizar la integridad de la información palpada en las mismas para generar una mayor credibilidad en su utilización.
Efectuar un sistema de seguridad de la aplicación que ejecute un manejo de usuarios y privilegios tanto para introducción de datos como para la solicitud y obtención de información mediante un login al inicio de la aplicación.
Desarrollar un módulo que permita la introducción de la información referente a cada acta con un formato previamente especificado y que contenga toda la información anexa de la junta o reunión.
Permitir el seguimiento del estado de los acuerdos tomados en cada sesión con el fin de controlar cuales acuerdos se han cumplido en base a lo estipulado y cuales están pendientes para indagar qué acciones se han presentado que justifiquen su incumplimiento.
Generar un manejo adecuado de consultas y reportes que permita solicitar datos adecuados de los documentos archivados en el formato y tiempo que se requiere con el fin de acelerar el proceso de obtención y análisis de la información.
Generar un documento de cada acta con formatos variados, inicialmente tipo tabulado o carta y legal u oficio.
ALCANCES O BONDADES:
Control de Personas mediante acceso al Padrón Electoral, esto sirve para registrar los miembros directores, empleados y cualquier persona en calidad de Audiencia que participe en reuniones, en este registro se incluyen datos personales, de trabajo, teléfonos, direcciones, correos electrónicos de toda persona. Registro de Miembros del Directorio con su puesto y disposición o categoría de que puede votar o solamente participar, asimismo en caso de suplencias a quien sustituye.
Parametriza totalmente el sistema, a efectos de generar plantillas para reuniones y agendas predefinidas, las cuales pueden ser ajustadas para cada tipo de reunión.
Control de las reuniones por Capítulos y Puntos o incisos, con elementos dentro de cada uno de ellos como el aspecto o tema tratado, si se toma un acuerdo, quienes lo votan, abstenciones, detalle de la participación de cada persona.
Control y seguimiento de los acuerdos pendientes y cerrados, con posibilidad de que la Presidencia, la(s) Gerencias involucradas y los Directores puedan dar seguimiento desde su oficina u hogar, esto mediante acceso por IP pública en Internet, con la seguridad de que el software solo lo dispondrán aquellos a quienes se les instalen bajo esa modalidad.
Generación del Acta de cada Reunión desde el ALFA-CAD a WORD, en principio bajo una normativa de “borrador” y al cerrarse o aprobarse la sesión la emisión en firme del acta, esto en dos formatos conocidos, el primero en Formato Carta tipo tesina y el segundo formato para Papel de Oficio o Legal. De igual forma se puede generar cada acta para su publicación en la Web con formato PDF o HMTL.
Posibilidad de adjuntar o anexar documentos digitalizados en formato texto o Doc, así como imágenes, videos y audios.
Todo el control de los datos se genera mediante uso de Bases de Datos Relacionales con el Motor SQL SERVER 2005/2008, con controles de roles de usuarios, encriptamiento de datos sensibles.
PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE SE BRINDAN:
Con el Sistema ALFA-CAD se brindan una serie de Elementos o Productos y Servicios Profesionales:
Generación de la Licencia que autoriza a su Organización al uso del sistema y la propiedad sobre los componentes ejecutables a entregar.
Generación de todos los componentes informáticos que conforman el sistema como tal, estos componentes son del tipo *.EXE, *.DLL y otros afines, y constituyen propiamente los programas ejecutables, se indica que los programas fuentes no son parte de la negociación por ser propiedad intelectual y patrimonial de nuestra empresa.
Generación de instructivos para instalación y ayuda en línea del tipo Help (no impreso) en formato PDF.
Proceso de instalación de los productos en los equipos del cliente, pruebas de ejecución y conectividad en red.
Proceso de capacitación a los funcionarios involucrados, asistencia y participación en pruebas con usuarios denominadas Pruebas ALFA.
Documentar cualquier requerimiento de cambio propio del cliente, que debe ser evaluado para determinar si de acuerdo con la complejidad tiene algún costo adicional.
Asistencia y supervisión de los Usuarios para que efectuén las pruebas de validación y ensayo sin participación nuestra, este nivel o tarea se denominan Pruebas BETA.
Asistencia y soporte en la implantación en vivo o puesta en producción del sistema.
Para las tareas directas en instalaciones del Cliente, se asignan entre 15 y 20 horas de asistencia o participación directa, distribuidas en un lapso de 2 a 3 meses.
Posterior a los primeros 3 meses de servicio y soporte, el producto resultante instalado queda en Garantía Totalmente Gratuita durante 24 meses, esto no incluye cambios o adiciones pues en esos casos se denominan mantenimiento y por ser el sistema muy estable consideramos que posiblemente no requieren cambios.