Código Contable

El cuadro de cuentas puede operar hasta con 13 números en parejas o con otra estructura, la cual debe ser definida antes de iniciar la instalación de los mismos. Adjunto encontrará la propuesta hecha por nosotros para un cuadro de cuentas básico, que corresponde a las Versiones 2.00 y superior, sea esto con Bases de Datos Relacionales, en un nivel de cuentas de control o de mayor. Las cuentas auxiliares o de detalle quedan para ser definidas por cada empresa de acuerdo con sus necesidades.

A continuación definimos la estructura del Cuadro o Catálogo de Cuentas para cualquier tipo de empresa, bajo los siguientes parámetros:

Nivel 1	Descriptivas	1 dígito 1-5
Nivel 2	Generales o de Actividad	1 dígito 0-9
Nivel 3	Cuentas de Resumen o departamentales	1 dígito 0-9
Nivel 4	Cuentas de Mayor o de Control	2 dígitos 0 - 99
Nivel 5	Subcuentas	2 dígitos 0 - 99
Nivel 6, 7 y 8	Cuentas Auxiliares o de detalle	2 dígitos 0 - 99

Como se puede observar el catálogo puede crecer en el futuro con 5 dígitos para cuentas auxiliares o de detalle, los cuales no serían necesarios si la empresa mantiene los demás módulos funcionando.

El Sistema de Contabilidad ALFA tiene muchas bondades, sin embargo debe atenderse las siguientes definiciones las cuales explicamos seguidamente:

1. Para que las cuentas puedan ser abiertas requieren de un status (N ó S) , las cuentas con status N no permiten recibir transacciones directas, sino que son cuentas de acumulación, las cuentas S son las únicas que permiten recibir débitos y créditos directos. Cuando por causas especiales el usuario requiere modificar una cuenta de status S para que actúe como una cuenta de status N y crearle cuentas auxiliares debe abrir primero las cuentas de status S, trasladar mediante asiento los saldos o movimientos y después de verificar su saldo correcto modificar el status. La cuenta de status S que haya recibido movimientos en un período no puede ser eliminada en el período fiscal en que haya tenido movimientos.

2. Se pueden abrir dos niveles inferiores después de las cuentas auxiliares, en parejas, sin embargo deben tomarse en cuenta las precauciones indicadas en el nivel inferior.

3. El trabajar con los primeros tres niveles con un dígito tiene la ventaja de hacer el código relativamente corto y permite una mejor administración del cuadro de contabilidad en las cuentas de control, tiene la desventaja de que restringe el crecimiento de la empresa para ciertos niveles de operación o crecimiento.

El primer nivel define las partidas fundamentales de la teoría contable bajo los siguientes parámetros:

1	ACTIVO TOTAL
2	PASIVO TOTAL
3	PATRIMONIO
4	INGRESOS O PRODUCTOS
5	COSTOS Y GASTOS

El segundo nivel es dependiente del primero, opera con un dígito para definir las cuentas en orden de liquidez o de importancia en cada una de las actividades o niveles descriptivos de la siguiente manera:

Como se puede observar a este nivel prácticamente quedan contemplados todos los conceptos básicos que un buen sistema de contabilidad debe administrar sobre la base de las cuentas generales o descriptivas. Sin embargo el sistema ALFA está diseñado para trabajar con dos dígitos, lo cual aumentaría la posibilidad de elevar el número de cuentas en este nivel a 99 por cada uno de los primeros. Esta decisión debe ser tomada por el cliente antes de que ALFASA le instale los sistemas pues son versiones diferentes en términos de programa.

El nivel siguiente está diseñado para trabajar con base en los Principios Básicos de Contabilidad, en atención a las siguientes Partidas o CONCEPTOS ESPECIFICOS, tratados en los Principios de Contabilidad del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica como de la serie C de la siguiente manera:

111 EFECTIVO: Constituido por el total de moneda de curso legal, o sus equivalentes tales como fondos para cambio, giros bancarios, depósitos, cuentas de cheques.

112 INVERSIONES TEMPORALES: Para efectos de estas cuentas deben considerarse todos aquellos valores depositados en entidades bancarias o financieras que tienen algún tipo de rendimiento ya sean a la vista o a plazo siempre y cuando el mismo sea menor a un año.

113 CUENTAS POR COBRAR: Representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados o cualquier otro concepto análogo.

114 DOCUMENTOS A COBRAR: Es una variación aceptada de las cuentas a cobrar cuando los derechos provienen del otorgamiento de préstamos o de readecuaciones de deudas cuya garantía está plasmada en un documento diferente de las facturas comerciales.

115 PRODUCTOS ACUMULADOS POR COBRAR: Representan derechos exigibles provenientes de una cuenta o un documento por cobrar, generalmente intereses, comisiones, recargos o multas.

116 INVENTARIOS: Lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción de bienes y servicios para su posterior venta, (MATERIAS PRIMAS, PRODUCTOS EN PROCESO, PRODUCTO TERMINADO) lo mismo que los artículos para uso de la empresa que no se consuman en el ciclo normal de operaciones.

117 PAGOS ANTICIPADOS: Los bienes o servicios de una empresa que no son consumidos de inmediato, que deben ser asignados a la producción o gastos en forma paralela a los ingresos que permiten general, ejemplos típicos son: ALQUILERES, SEGUROS, ANTICIPOS PARA COMPRAS, COMISIONES, INTERESES ETC.

121 DOCUMENTOS POR COBRAR: Representada por los préstamos o derechos exigibles cuyo período de recuperación sea mayo a un año.

122 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO: Son bienes "tangibles" que tienen por objeto a) el uso o usufructo de los mismos en beneficio de la empresa b) la producción de artículos para su venta o el uso de la propia empresa y c) la prestación de servicios a la entidad, a la clientela o público en general. Únicamente deben incluirse aquellos que la empresa tiene el propósito de usar y no de dedicar para la venta.

123 DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO: La aplicación y acumulación de la depreciación de los activos, puede registrarse de dos formas, en la misma cuenta mayor 122, estableciendo un nivel inferior por cada elemento en control, procediendo por ejemplo en la cuenta modelo 122-03 Maquinaria y Equipo, el valor en libros o saldo de esos activos, en cuentas inferiores por ejemplo 122-03-01 se podría registrar el valor de compra y en la cuenta 122-03-02 la Depreciación Acumulada de Maquinaria y Equipo, en este modelo al aplicar la depreciación el valor superior 122-03 se afectará en cada proceso, registrando el valor real. Para este caso en los Estados Financieros, específicamente el de Situación aparecerá el valor actual de esos activos y no se mostraría la depreciación, la cual sería posible observar en anexos o estados de comprobación detallados; para los efectos de poder mostrar en esos Estados Financieros las cuentas de valor de compra y depreciación, se sugiere tomar el modelo con la presente cuenta 123 que sería o iría en paralelo a la 122, pero para el registro que nos ocupa, de la siguiente forma:

NOTA: Con respecto a otras sub-divisiones de activos fijos y afines como el caso de Mejoras y Revaluaciones, podrá observarse la recomendación previa, sea esto que pueden estar insertos como sub-cuentas de la 122 o detallarse en otras como 124 Mejoras, 125 Depreciación de Mejoras, 126 Revaluaciones y 127 Depreciación de Revaluaciones.

La característica fundamental de los "Otros Activos" es: que son aprovechables en una entidad, que representan costos y se espera que en el futuro rindan un beneficio específico a las operaciones de la entidad, o que los beneficios que se generan en el momento no son de naturaleza corpórea.

211 CUENTAS POR PAGAR: Representadas por los adeudos aceptados en la adquisición de bienes y servicios inherentes a las operaciones principales de la empresa, sean las destinadas a bienes para la venta, la producción o el consumo mismo. De igual manera todas aquellas deudas provenientes de obligaciones legales o contractuales tales como Retenciones, Impuestos, etc.

212 DOCUMENTOS POR PAGAR: Pasivos provenientes de obligaciones contractuales, préstamos de instituciones crediticias, de particulares, de subsidiarias o filiales, de socios o funcionarios obtenidos a través de contratos formales de crédito. En el pasivo circulante debe presentarse únicamente la porción que deba ser atendida en el corto plazo (menos de un año)

213 GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR: Los bienes o servicios de una empresa que ya se consumieron, asignados a la producción o gastos y que no han sido facturados o cobrados por los acreedores ejemplos típicos son: ALQUILERES, SEGUROS, COMISIONES, INTERESES, SERVICIOS PUBLICOS O PROFESIONALES, BENEFICIOS SOCIALES U OTROS.

214 PROVISIONES: Son estimaciones de pasivos, que tienen origen en una disposición o política de la entidad o bien por una disposición legal, la cual debe ser cancelada en un monto estimado y en fecha futura.

215 COBROS ANTICIPADOS: Fondos o recursos recibidos a cuenta de ventas o prestación de servicios futuros o como garantía de servicios por recibir.

221 CUENTAS POR PAGAR: Representadas por los adeudos aceptados en la adquisición de bienes y servicios inherentes a las operaciones principales de la empresa, sean las destinadas a bienes para la venta, la producción o el consumo mismo. De igual manera todas aquellas deudas provenientes de obligaciones legales o contractuales tales como Retenciones, Impuestos, etc.

222 DOCUMENTOS POR PAGAR: Pasivos provenientes de obligaciones contractuales, préstamos de instituciones crediticias, de particulares, de subsidiarias o filiales, de socios o funcionarios obtenidos a través de contratos formales de crédito. En el pasivo circulante debe presentarse únicamente la porción que deba ser atendida en el largo plazo (más de un año)

231 PROVISIONES: Son estimaciones de pasivos, que tienen origen en una disposición o política de la entidad o bien por una disposición legal, la cual debe ser cancelada en un monto estimado y en fecha futura normalmente de Largo plazo, o cuyo uso o destino está orientado a satisfacer necesidades de avance tecnológico, contingencias u otras.

311 CAPITAL SOCIAL: En este concepto se incluye el Capital social o preferente, representado por acciones o partes sociales que han sido emitidas a los accionistas o asociados como evidencias de su participación en la entidad.

312 SUPERAVIT DE CAPITAL: Está representado por los incrementos en la participación de los socios, por contribuciones en efectivo o especie hechas por los accionistas o terceros en calidad de donación, el superávit por revaluación representado por la diferencia entre el costo original de los activos y la rectificación del mismo a la fecha de la revaluación. Cualquier diferencia entre el importe del capital respaldado en documentos y el real pagado.

321 RESERVAS LEGALES: Para presentar todas aquellas retenciones de utilidad por disposición legal con fines específicos.

322 RESERVAS ESTATUTARIAS: Todas aquellas retenciones de utilidades que de acuerdo con el pacto social hayan sido establecidas para el logro de un objetivo futuro.

323 OTRAS RESERVAS: Las retenciones de utilidades que por deseo expreso de los asociados o accionistas decidan separar para un fin específico.

331 UTILIDADES (PERDIDAS) DEL PERIODO: Representado por el resultado neto de operaciones de una empresa durante un período económico o fiscal, las cuales se ponen a disposición de los socios para que se les apliquen las deducciones de impuestos, reservas o aportes de Ley o Estatutarias.

332 UTILIDADES (PERDIDAS) ACUMULADAS: Aquellas utilidades que están a disposición de los Asociados o Socios a las cuales no se ha dado un destino final.

En el nivel de resultados (INGRESOS Y GASTOS) antes señalados, la asignación fundamental por tipo de ingresos queda definida en el segundo nivel, las cuentas de clasificación siguientes pueden ser muy variadas dependiendo de las empresas, aquellas que trabajan con departamentos pueden tener hasta 9 departamentos, sin embargo en empresas muy complejas o de mucha diversificación los departamentos pueden ser manejados en el nivel siguiente (hasta 99) empresas o departamentos. Aún así el sistema permite crear catálogos de cuentas por departamentos, por sucursales o por empresas y luego consolidado.

Este tipo de situaciones deben ser atendidas en el momento previo antes de diseñar los cuadros de cuentas lo mismo que de instalar los sistemas ALFA. Los sistemas Alfa permiten hacer consolidaciones de empresas o departamentos cuando hay empresas que lo quieran hacer bajo esa modalidad.

Los niveles superiores dependen del grado de detalle y control que la empresa quiera tener, debiendo tomar en cuenta que el sistema ALFA opera de manera integrado por tanto para aspectos de mucha importancia en las empresas hay auxiliares debidamente establecidos en:

Con los niveles antes indicado se forma la ecuación contable incluyendo todas las cuentas contables posibles, lo mismo que el establecimiento de las cuentas de resultados por departamentos. Se recomienda que a este nivel no se permita abrir mas cuentas contable únicamente si se abre un departamento nuevo.

La apertura de cuentas auxiliares a partir de este nivel es entera responsabilidad del jefe de contabilidad, debiendo mantener la estructura y consistencia necesarias para que el cuadro sea lo más representativo posible.

Hemos presentado una base razonable para un Cuadro de Cuentas de una empresa comercial o de servicios, sin embargo el mismo puede ser adaptado fácilmente para diferentes actividades de producción industrial o comercial. De manera similar se puede adaptar con muy pocos cambios para una sociedad anónima o cualesquiera otro tipo de organización siempre y cuando no se dedique a las actividades financieras, por cuanto en nuestro país existen requisitos especiales para este tipo de entidades y los tipos de Cuadro Contable que deben usar para efectos de cumplir con dichas disposiciones legales.

CREDITOS: Se agradece el presente detalle referente al cuadro de cuentas, preparado por Don Alvaro Araya Carvajal, Auditor Independiente que ha participado en múltiples instalaciones e implantaciones de Sistemas ALFA, teléfonos (506)2285-1534 y (506)8383-0630.

RESPONSABILIDADES: Se ofrece el presente planteamiento de un modelo de cuenta contable, sin que sea o represente una responsabilidad directa de ALFASA por el uso y aprovechamiento del mismo, toda vez que cada Organización debe contar con un Profesional Contador acreditado que vele por la creación de su propio código contable, los resultados esperados van a depender del grado de detalle que se desee y serán los que establece cada empresa al diseñar su modelo.